Ewals Cargo

Waarom is voor uw bedrijf IT zo belangrijk?

Bart Dessent: “IT-systemen zijn van cruciaal belang in de complexe omstandigheden van onze activiteit. Wij zetten 3.000 tot 3.500 trailers in, getrokken door 800 eigen trucks en 1200 externe trucks van onderaannemers. Onze voornaamste activiteit bestaat uit het onbegeleid verkeer van trailers per roll-on-roll-offschip of per trein (waarbij onze Mega Huckepack XLS trailers, al dan niet per kraan, op het chassis van de trein worden geplaatst): zowat 75% van onze trailers worden op een boot of trein gezet. In tegenstelling tot transport waarbij de chauffeur voortdurend bij de lading blijft, vraagt dit soort verkeer veel meer planning. Bijvoorbeeld voor een traject van Genk naar Liverpool, moet je minstens vier zaken plannen: van Genk naar de haven van Zeebrugge, in Zeebrugge een nieuwe lading voor de truck, op de ferry het nodige aantal plaatsen en aan de overkant een trekker om de lading op te pikken. Daar bovenop moet je met de klanten afspraken over connecties en leveringen maken en je moet rekening houden met meerdere chauffeurs die onder meer hun rij- en rusttijden moeten respecteren.”

Waarom kiest u ervoor om in zulke complexe activiteit te werken? Bart Dessent: “Transport over lange afstanden is een vechtersmarkt waarop elke cent telt en waarop heel veel Oost-Europese transportfirma’s actief zijn. Verkeer per roroship of per trein heeft het voordeel dat je door de kortere afstanden meer met lokale vervoerders kunt werken, waarbij de toegevoegde waarde meer tot uiting komt. Deze lokale specialismes combineren we met capaciteit van Oost-Europese partners, met name voor de lange afstanden Ondanks de strijd in de sector zijn
we een financieel gezonde onderneming die de laatste vijf, zes jaar heel mooie cijfers mocht
neerschrijven. In de logistieke markt genieten we de status van een referentie inzake rentabiliteit en innovatie.”

Welke zijn de grootste uitdagingen?

“In de markt zien we vandaag vijf belangrijke. Voor het enorme tekort aan chauffeurs, biedt de combinatie van roroschepen en treinen een oplossing omdat je voor deze vorm van transport minder chauffeurs per kilometer nodig hebt. Het nadeel is dat je veel nauwkeuriger moet plannen en dat de stiptheid van de treinen af en toe minder betrouwbaar is.” “Het tweede punt is de wetgeving die heel vaak en snel verandert. Denk maar aan de 45- urenwerkweek en de regels inzake cabotage (transport tussen twee bestemmingen op buitenlands grondgebied, n.v.d.r.). Hoe meer zulke regels, hoe beter wij dat vinden. We kunnen ons er heel snel aan aanpassen en ze snel in ons systeem modelleren.” “De derde trend is co-engineering. De limiet van het uitoefenen van druk op de kosten is bereikt. Op een bepaald moment kun je niet meer onder een bepaalde kostprijs gaan. Wil je dan nog structurele kostenverminderingen bereiken,moet je met elkaar gaan praten. Van louter ‘uitknijpen’ op prijsniveau, gaat het naar partnerships. Doordat klanten ons een beter inzicht in hun productieplanning geven, kunnen we die afstemmen op de juiste inzet van transportmaterieel, personeel en onderaannemers. We optimaliseren het transport, opslag en overslag door zaken te combineren en afhaaltijden beter te coördineren. Grote bedrijven vragen ons steeds meer om een prijs per kilogram per kilometer, op een manier die wij zelf mogen regelen. Doordat wij zo expliciet met de verladers moeten gaan meedenken, ontstaat er ruimte om met andere marges andere risico’s te nemen.” “Ten vierde zijn we beland in de geconnecteerde wereld via het internet of things. We krijgen vandaag
een massa informatie binnen: positie van de trucks, rijtijden, files, het weer, enzovoort. Maar met het merendeel van die informatie doen we in onze dagelijkse planning en optimalisering nog veel te weinig. Zelfs een bedrijf als het onze, dat vooroploopt in informatica, benut nauwelijks 10% van die informatie. Ze staat ook nog niet gestructureerd ter beschikking. We zien een verandering waarbij partnerships met klanten en onderaannemers ons data beginnen op te leveren, die ons kunnen helpen om planningsbeslissingen te nemen en extra waarde te leveren voor onze klanten.” “Daarmee kom ik bij de vijfde uitdaging: de opkomst van artificiële intelligentie. De eerste vorm daarvan is dat we zelf meer automatisch gaan plannen. Hier zijn wij nog niet mee bezig maar de aanzet is gegeven. De tweede vorm bestaat uit elektronische brokers die op basis van vraag en aanbod op de markt automatisch de prijs bepalen. Zulke kleine bedrijfjes speuren in een fractie van een seconde alle internetplatformen in de sector af en bepalen op basis van die informatie een prijs.”

Hoe maakt u in zulke sector in verandering keuzes voor de toekomst?

“Het is een grote uitdaging om onze positie als referentie binnen de logistieke markt vast te houden. Voor het bieden van toegevoegde waarde putten we uit meer dan honderd jaar aan ervaring. De familie Ewals behield gaandeweg het goede en schudde af wat niet meer bruikbaar was, en die houding geldt nog steeds. We stoelen onze aanpak op vier lange termijn programma’s: “Professionals to lead”, kortom: inzetten op onze medewerkers , “Business systems to perform”, onze processen en systemen, “Products to deliver”, waarde voor onze klant, n en “Communities to build” , versterken van samenwerkingen, extern én intern. Je hebt de juiste mensen op de juiste plaats nodig. In de businesssystemen is de behoefte aan informatie zodanig groot – denk maar aan Industrie 4.0 – dat je niet meer zonder IT en doordacht procesdenken kunt. Wij werken bijvoorbeeld met de planningssoftware Quintiq. Dit staat in nauw verband met de producten, dus waarde die we voor onze klanten leveren. We hebben een grote aandacht voor innovatie in zowel de hardware – bijvoorbeeld de megatrailer die wij hebben uitgevonden – als in de dienstverlening. Het vierde punt is onze samenwerking met de beste lokale onderaannemers en leveranciers tot en met de co-creatie van
oplossingen met onze klanten.” Kunt u iets meer vertellen over uw IT-systeem? “Uit ons ERP-systeem, waarop alle bedrijfsprocessen en managementinformatie draaien, hadden we werkelijk álles gehaald wat eruit te halen viel. De basis van dit systeem is een AS400, waarvan de eerste release samenviel met de film ‘Back to the future’ met Michael J. Fox in 1985. Daarom zijn we gaan nadenken over hoe we deze backbone het best konden vernieuwen, zodanig dat we met state of- the-art software nog meer activiteiten kunnen integreren met die van de klanten en partners.” Welke criteria zijn bij die vernieuwing het belangrijkst? “Alles in onze processen draait rond efficiëntie en effectiviteit. Inzake efficiëntie wilden we heel wat zaken automatiseren: het aanmaken van orders, het checken van de kredietwaardigheid, het correct registreren van de gegevens zoals het btw-nummer, het checken of de wettelijke regels gerespecteerd worden, enzovoort. Dit gebeurt nu manueel en kost geweldig veel tijd. We hebben liever dat de medewerkers die tijd spenderen aan een betere klantenservice waardoor de onderneming verder kan groeien.”

“Inzake effectiviteit gaat het om focussen om de juiste zaken. In plaats van alle informatie te moeten gaan zoeken, willen we die op één scherm krijgen. Wat hebben we de jongste tijd met die klant gedaan, waarover hebben we gesproken, is de klant tevreden, waren er problemen? Het is handig als je zulke informatie niet in verschillende systemen moet gaan zoeken.”

Hoe past u dat in de strategie van het bedrijf?

“We wilden nog een stap verder gaan en doen daarvoor twee belangrijke dingen. Ten eerste wilden we een veel beter inzicht krijgen in wat we doen. De jongste jaren zijn we autonoom – zonder grote overnames – jaarlijks 10% gegroeid tot nu 600 miljoen euro omzet. Het is niet zo eenvoudig om te budgetteren wanneer je bijna alles met partners doet. Om bij hen de beste prijzen te krijgen, moet je dus heel goed kunnen inschatten wat je het komende jaar gaat verkopen en hoe je het zult produceren. Wij maken bijvoorbeeld heel veel gebruik van ferrymaatschappijen. Het maakt een verschil als je onderhandelt over exact 150 afvaarten per jaar ofwel over “ongeveer tussen 100 en 500”. Ik weet wie de beste prijs zal krijgen, zeker als ik die exacte capaciteitsgarantie van 150 afvaarten ook nog eens met zekerheid kan betalen. Zulke precieze inkooplijst laat ook toe om je kosten dagelijks, wekelijks, maandelijks op te volgen. Dan merk je meteen wanneer er zich afwijkingen voordoen en wat daarvan de oorzaak is. Dat kan zijn: onze verkoopafdeling of de klant die zijn objectieven niet haalt, de operationele afdeling die anders moet produceren doordat er een klant is weggevallen, een subcontractor of andere partner die tekortschiet waardoor we onze SLA’s niet halen. Of we kunnen ook gewoon fout ingekocht hebben. Door alles beter te kunnen analyseren, willen we onze sales- en operatieplanning optillen naar een strategisch, tactisch en operationeel niveau dat nog meer omzet genereert.” “Ten tweede willen we meer analytische simulaties kunnen maken. Bijvoorbeeld wat zou er gebeuren wanneer het pond met 10% in waarde stijgt? Daarbij horen vragen als: hoeveel klanten betalen aan ons in ponden? Hoeveel vervoerders betalen wij in ponden? Hoeveel contracten ondervinden daarvan een effect en op welke manier? Idem bijvoorbeeld voor de dieselprijs. Welk effect heeft dit op de cashflowplanning? Onze ambitie is om zulke intelligentie in te bouwen in de sales- en operatieplanning. In een moeilijke en beweeglijke omgeving als de onze – met heel veel partners, veel klanten, wisselende parameters en een massa data – is een dergelijke simulatiemodule ontwikkelen een zeer grote uitdaging.” Waar hebt u zulke software gezocht? “Op de markt vonden we geen enkele partij die deze ambitie meteen kon waarmaken. De meeste software stacks zijn gemiddeld 15 jaar oud, dus boden ze voor ons geen verbetering. Nog niet het exacte programma maar wel een state-of-the-art software stack, vonden we bij Globis. We sloten met hen een partnerschap om in co-creatie de modules te maken. Omdat wij zulke grote ontwikkeling niet alleen kunnen financieren, gunnen we het Globis dat het met die modules ook andere klanten aantrekt. Dit past perfect in onsprogramma “Communities to build” waarin we onze kennis willen delen en zulke samenwerkingen willen versterken voor delange termijn. Dat maakt ons en de markt innovatief. Wij zijn sterk in logistieke businessprocessen maar niet in het aansturen van programmeurs; en we willen ook geen softwarebedrijf zijn. Globis brengt zijn IT-kennis en ervaring uit andere sectoren aan.”

Hoe wordt dit project gekoppeld aan finance?
“De hele budgettering hangt eraan vast: alle directe opbrengsten en kosten zitten er van bij het begin in gepland. Elk onderdeel heeft een één-op-één link met ons financieel boekhoudpakket. Deze sales en operatieplanning kan wel geen rekening houden met indirecte kosten zoals gebouwen, lonen en afschrijvingen.” Vraagt dit project een grote dynamiek tussen de mensen van finance en IT? “Van bij de opstart maakten we er de beste mensen uit onze organisatie voor vrij. Niet voltijds maar bewust slechts halftijds, zodat ze voeling blijven behouden met wat er in hun afdeling leeft en het verhaal aan hun collega’s overbrengen. Deze groep is samengesteld uit mensen van finance, de operatie, klantendienst en verkoop. Door medewerkers uit alle betrokken afdelingen via de scrum methode te laten werken, zijn we zeker dat ieders vereisten goed in het solution design worden opgenomen en uiteindelijk door iedereen goedgekeurd worden. Dit proces loopt behoorlijk goed.”

Wat is de timing?

“Om alles ineens met een big bang te kunnen lanceren, zijn er te veel veranderingen. We zijn halverwege 2017 gestart en verwachten in de tweede jaarhelft van 2018 een groot deel van de functionaliteiten te kunnen implementeren. We hopen tegen eind 2019 met alles voor de hele groep klaar te zijn. Ondertussen blijven we, parallel hieraan, de huidige planningssoftware verder optimaliseren.”

Hoeveel kost dit project?

“Dit is een van onze grootste projecten. We hebben we het gevoel dat dit platform zo modern is dat we er de komende 15 jaar verder op kunnen modelleren. Het gaat om een investering van meerdere miljoenen euro’s. Eenmaal geïmplementeerd, zal de terugverdientijd drie jaar bedragen. Het werk is trouwens nooit gedaan: wij investeren jaarlijks miljoenen euro’s in IT. Onze uitgebreide business process engineeringsafdeling innoveert continu. Van elke aanpassing, hoe groot of hoe klein, maken we een business case. Dat helpt niet alleen om de kosten en baten in beeld te krijgen maar ook om de aanpassing effectief geïmplementeerd te zien.”

Is dit soort langetermijnperspectief typisch voor een bedrijf met een familiale aandeelhouder?

“Ja, een familiebedrijf kijkt altijd uit om het bedrijf in goede conditie aan de volgende generatie door te geven. Door permanent te innoveren, de juiste keuzes te maken en de juiste producten en diensten aan te bieden, slagen we erin, ondanks de moeilijke sector waarin we opereren, een gezond bedrijf te blijven. Zoals iedereen, worden we af en toe door de markt wakker geschud. Gelukkig beschikken we over voldoende schaalgrootte en financiële gezondheid om dit grote IT-project aan te vatten. En gelukkig zijn in de logistieke sector veel partners bereid om informatie te delen. Zeker in de onbegeleide transporten beseffen bedrijven dat je moet samenwerken, anders ga je failliet.”

KADERSTUK
Ewals in cijfers
Ewals is een Nederlandse transport- en logistieke groep met 36 vestigingen in 17 Europese landen.
Ewals is sinds 1906 een 100% familiale onderneming met meer dan 2.000 medewerkers.
De groep vervoert dagelijks 5.000 ladingen waarvan 75% intermodaal en 25% over de weg.
Dit gebeurt met 3000 tot 3500 trailers, getrokken door 800 eigen trekkers en 1200 externe trucks..
De jongste jaren groeide de omzet telkens met 10% tot 600 miljoen euro.
In België heeft Ewals Cargo Care grote uitvalsbasissen in Genk en in het havengebied van
Zeebrugge.

BIO
Op het visitekaartje van Bart Dessent staat corporate business process & information manager, wat in andere bedrijven CIO zou kunnen heten. Hij werkt 15 jaar bij Ewals Cargo Care en had verschillende functies op het raakvlak tussen IT en de operatie, telkens met een focus op technische applicaties. Hij is binnen de groep verantwoordelijk voor alle IT- en bedrijfsprocessen en is lid van het zevenkoppige corporate managementteam, dat onder meer drie broers van de familie Ewals telt.